Обращения граждан


Мариуполь: Стратегия развития - 2021

Видеогалерея

Афиша выходного дня

Центр предоставления административных услуг

Общественный совет

Калькулятор субсидий

Контакт-центр г.Мариуполь

Фотогалерея

Державна підтримка енергозбереження
Государственный реестр избирателей
Телефон доверия

Архівний відділ

Начальник отдела 

Адрес, телефон

Калашникова Тетяна Володимирівна

 

Адреса: б.Хмельницького, 24-а,
м. Маріуполь, Донецька область, 87500 Україна
E-mail: arhiv.marsovet@gmail.com
Телефон: 33-13-65

Адреса: б.Хмельницького, 24-а,м. Маріуполь, Донецька область, 87500 Україна

E-mail: arhiv.marsovet@gmail.com

Телефон: 33-13-65

 


Графік прийому городян: Пн: с 8:00 - 17:00


Мета:

Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста, забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи, забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання інформації, яка міститься в цих документах


Функції:

1) Складає і за погодженням з державним архівом Донецької області подає на затвердження міському голові цільові програми, плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.

2) Забезпечує облік, зберігання і охорону документів Національного архівного фонду, що нагромадилися під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу, документів особового походження, що надійшли до відділу, фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста, документів, переданих в установленому законом порядку на постійне зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян, друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інфор-маційної роботи, облікових документів і довідкового апарату до документів;

3) Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього документів фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу; 

4) Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування. 

5) Складає і за погодженням з державним архівом Донецької області подає на затвердження виконкому міської ради список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.

6) Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об'єднань, а також архівні документи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій - джерел комплектування Національного архівного фонду, що ліквідуються без визначення правонаступників.

7) Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підпри-ємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.

8) Інформує міську раду, державний архів Донецької області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

9) Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації - джерела комплектування документів Національного архівного фонду. Подає належні відомості про них державному архіву Донецької області. 

10) Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям джерел комплектування Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування відділу, з науково-технічного опрацювання документів та використання інформації, яка міститься в цих документах.

11) Передає за угодою до державного архіву Донецької області у визначені ними терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

12) Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

13) Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

14) Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам - довідки інформаційного (соціально-правового) характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації.

15) Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечує доступ до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.

16) Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.


Нормативно-правовая основа деятельности отдела

Нормативно-правовая основа

деятельности архивного отдела

В своей деятельности архивный отдел городского совета руководствуются следующими нормативно-правовыми документами:

1. Конституция Украины

2. Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине»

3. Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях»

4. Закон Украины «О службе в органах местного самоуправления»

5. Закон Украины «О государственной службе»

6. Закон Украины «О предотвращении коррупции»

7. Закон Украины «Об информации»

8. Закон Украины «Об обращениях граждан»

9. Закон Украины «О доступе к публичной информации»

10. «Правила работы архивных учреждений Украины», утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 08.04.2013 №656/5

11. «Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 №1000/5

12. Постановления Кабинета Министров Украины и приказы Министерства юстиции Украины в сфере архивного дела и делопроизводства, Государственной архивной службы Украины, государственного архива Донецкой области

13. Решения городского совета и его исполнительного комитета

14. Распоряжения городского головы

15. Положения об архивном отделе городского совета и экспертной комиссии архивного отдела городского совета

16. Должностные инструкции


Основные направления работы отдела

Согласно ст.38 ч.2 Закона Украины «О местном самоуправлении в Украине» архивный отдел городского совета выполняет делегированные полномочия госархива Донецкой облас-ти в сохранности документов Национального архивного фонда (НАФ) местного значения и в управлении архивным делом и делопроизводством на территории громады.
Основными направлениями в работе архивного отдела городского совета являются:

 -учет и сохранность документов НАФ (документов постоянного срока хранения) – фондов архивного отдела;  контролирует  создание оптимальных условий учета и сохранности архивных  доку-ментов на предприятиях, учреждениях и организаций территориальной громады (комплексные, тематические и контрольные проверки);
-своевременный приём на хранения архивных документов по установленные сроки от предприятий, организаций и учреждения города – источников формирования НАФ;
 -своевременная передача на хранение документов НАФ по установленные сроки в госархив Донецкой области;
 - организаций и проведение экспертной комиссии  (ЭК) городского совета;
 учебно-методическая работа:

- проведение семинаров-учёб с ответственными за работу архивных подразделений учреждений города;
-  разработка инструкций, положений и методических рекомендаций по учету, сохранности и движению архивных документов;
- проведение городских конкурсов-смотров среди архивных подразделений предпри-ятий, организаций и учреждения города – источников формирования НАФ;

-пополнение фондов архивного отдела городского совета архивными документами личных архивов жителей города, архивными документами, которые   представляют истории-ческий, научно и культурно познавательный интерес;

-информационная доступность архивных документов:

- организация выставок архивных документов в методическом кабинете архивного отдела городского совета;
- проведение экскурсий;
-  размещение фотовыставок на сайте городского совета;
- подготовка и публикация статей о работе архивного отдела городского совета, об архивных документах и информациях, хранящихся в архивных документах;

- предоставление информации по запросам юридических и физических лиц.


РЕЖИМ РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА

  1. понедельник-пятница с 8.00 до 17.00
  2. пятница с 8.00 до 16.00
  3. перерыв с 12.00 до 12.48
  4. понедельник – приемный день (работа с гражданами, исполнительными органами, предприятиями, организациями и учреждениями)
  5. вторник, среда, четверг с 13.00 до 17.00 - работа в хранилищах архивов

2 и 4 четверг месяца - санитарно профилактический день. 


Інформація про роботу архівного відділу міської ради за 1 півріччя 2017 року

Основним завданням роботи архівного відділу Маріупольської міської ради є виконання делегованих повноважень державного архіву Донецької області по формуванню Національного архівного фонду України (далі – НАФ) в зоні комплектування архівного відділу Маріупольської міської ради, а саме:

- забезпечення державного обліку та зберігання документів НАФ – документів постійного терміну зберігання;

- робота з підприємствами, організаціями та установами міста усіх форм власності в питаннях збереження документів постійного і тривалого терміну зберігання;

- створення науково-довідкового апарату до документів НАФ, експертиза цінності документів.

Робота архівного відділу ведеться згідно з планом, затвердженим керуючим справами виконавчого комітету Маріупольської міської ради та узгодженим Державним архівом Донецької області. Звіт про виконання плану за 1 квартал 2017 року і пояснювальна записка до нього направлені до Державного архіву Донецької області згідно з графіком Держархіву.

Станом на 01.07.2017 в архівному відділі Маріупольської міської ради на державному зберіганні знаходяться 38 фондів, понад 18,5 тисяч одиниць зберігання.

На 01.07.2017 на території громади 45 установ міста є джерелами формування НАФ.

У звітному періоді використано інформацію документів Національного архівного фонду для її надання за запитами юридичних та фізичних осіб.

За І півріччя 2017 року до архівного відділу міської ради надійшло 114 запитів  тематичних, персональних, майнових запитів та запитів соціально-правового характеру. Всі запити були розглянуті в терміни, встановлені законодавством. З них по 67 запитам були видані копії запитуваних документів, на інші – надано роз'яснення.

На особистому прийомі надійшло 56 звернень з питань з питань переоформлення особистих рахунків житлового приміщення, надання житлових приміщень,  надання копій актів введення в експлуатацію житлових будинків, виділення земельних ділянок, реєстрацію та перереєстрацію підприємницької діяльності, опіки та піклування, надання дозволу на будівництво.

Протягом звітного періоду на веб-сайті Маріупольської міської ради було опубліковано 3 онлайн-виставки до державних свят та пам’ятних дат:

- до Дня пам’яті Героїв Небесної Сотні – за матеріалами державного архіву Донецької області;

- до Дня пам’яті та примирення і 72-ї річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні – за власними матеріалами;

- до 21-ї річниці Конституції України – за матеріалами інтернет- джерел.

У травні 2017 року архівним відділом Маріупольської міської ради проведено 1 екскурсію по архівосховищах для представників архівних установ Донецької області, які були присутні на семінарі з питань здійснення контролю за перевірянням наявності, стану і руху документів НАФ, що зберігають юридичні особи зони комплектування архівних установ області.

За звітний період для 10 користувачів була організована робота в читальному залі, надано 116 справ.

За І півріччя 2017 року в архівному відділі Маріупольської міської ради згідно з планом було проведено форми роботи в наступних обсягах:

- прийнято на зберігання до сховищ архівного відділу 467 одиниць архівних документів постійного терміну зберігання від установ міста всіх форм власності, джерел формування НАФ;

- проведена каталогізація 35 архівних документів і підготовлено 450 карток на рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження виконавчого комітету Маріупольської міської Ради народних депутатів;

- проведено 6 засідань експертної комісії.

За І півріччя 2017 року проведено роботу з переробки описів з управлінської документації Приморської районної адміністрації міської ради. Станом на 01.07.2017 виконано переробку 8 описів Приморської районної адміністрації Маріупольської міської ради на 1210 одиниць зберігання за 1992-2011 роки. Перероблені описи було розглянуто та схвалено ЕПК державного архіву Донецької області (протоколи  від 29.03.2017 №3 та від 26.04.2017 №4).

Розпочато переробку описів Маріупольського професійного машинобудівного ліцею.

За звітний період погоджено ЕК архівного відділу та ЕПК держархіву Донецької області:

- 10 описів на управлінську документацію у кількості 1777 од.зб. та 4 описи у кількості 2326 од.зб. з особового складу підприємств, установ і організацій за списком №1.

Також було погоджено 1 опис на управлінську документацію ПАТ «МК «Азовсталь» у кількості 83 од.зб. та 1 опис з особового складу у кількості 510 од.зб. за списком №2, а також 9 описів на 388 од.зб. з особового складу підприємств, установ, організацій за списком №3. Крім того, було погоджено 1 опис на 24 од.зб. тривалого зберігання Орджонікідзевської районної адміністрації Маріупольської міської ради (список №1);

- 9 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 2124 одиниці за списками №№1, 2, 3;

- 7 номенклатур на 2381 статтю (з них 2 номенклатури справ підприємств, установ, організацій, у діяльності яких утворюються документи НАФ, та 5 номенклатур справ підприємств та установ за списком №3);

- позапланово 10 положень про архівні підрозділи підприємств, установ, організацій міста (списки №№1, 3);

-  позапланово 10 положень про ЕК підприємств, установ, організацій міста (списки №№1, 3). 

Упорядковано на договірних умовах 1422 одиниці зберігання управлінської документації постійного терміну зберігання та з кадрових питань (по особовому складу).

Триває робота з упорядкування документів Талаківської селищної ради, Приморської районної адміністрації міської ради, управління охорони здоров’я, Орджонікідзевської районної адміністрації міської ради.

Відповідно до плану роботи У І півріччі 2017 року проведено:

- 4 тематичні перевірки, у т.ч. 2 – згідно з планом роботи на 2017 рік у Департаменті фінансів Маріупольської міської ради та Маріупольському державному університеті, 2 – за листами державного архіву Донецької області у підприємстві «Чайкінські магістральні електричні мережі ДП «Національна енергетична компанія «Укренерго» та ПАТ «Харцизьский трубний завод»;

- 6 комплексних перевірок у КЗ «Донецький академічний обласний драматичний театр (м.Маріуполь)», управлінні статистики у м.Маріуполі, Департаменті освіти Маріупольської міської ради, управлінні охорони здоров’я Маріупольської міської ради, ТОВ «СРЗ», Маріупольському машинобудівному коледжі ДВНЗ «Приазовський державний технічний університет»;

- 3 контрольних перевірки у міському науково-методичному центрі, Департаменті міського майна (управління міського майна), головному управлінні містобудування та архітектури  Маріупольської міської ради.

Надано 137 консультацій представникам підприємств, установ і організацій міста, всіх форм власності, з питань ведення архівної справи відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.