\ Архівний відділ - Департаменты, управления, отделы - Департаменты, управления, отделы исполкома мариупольского городского совета - Мариупольский городской совет

Обращения граждан


Мариуполь: Стратегия развития - 2021

Видеогалерея

Афиша выходного дня

Центр предоставления административных услуг

Общественный совет

Калькулятор субсидий

Контакт-центр г.Мариуполь

Фотогалерея

Державна підтримка енергозбереження
Государственный реестр избирателей
Телефон доверия

Архівний відділ

Начальник отдела 

Адрес, телефон

Калашникова Тетяна Володимирівна

 

Адреса: б.Хмельницького, 24-а,
м. Маріуполь, Донецька область, 87500 Україна
E-mail: arhiv.marsovet@gmail.com
Телефон: 33-13-65

Адреса: б.Хмельницького, 24-а,м. Маріуполь, Донецька область, 87500 Україна

E-mail: arhiv.marsovet@gmail.com

Телефон: 33-13-65

 


Графік прийому городян: Пн: с 8:00 - 17:00


Мета:

Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста, забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи, забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання інформації, яка міститься в цих документах


Функції:

1) Складає і за погодженням з державним архівом Донецької області подає на затвердження міському голові цільові програми, плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.

2) Забезпечує облік, зберігання і охорону документів Національного архівного фонду, що нагромадилися під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу, документів особового походження, що надійшли до відділу, фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста, документів, переданих в установленому законом порядку на постійне зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян, друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інфор-маційної роботи, облікових документів і довідкового апарату до документів;

3) Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього документів фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу; 

4) Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування. 

5) Складає і за погодженням з державним архівом Донецької області подає на затвердження виконкому міської ради список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.

6) Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об'єднань, а також архівні документи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій - джерел комплектування Національного архівного фонду, що ліквідуються без визначення правонаступників.

7) Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підпри-ємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.

8) Інформує міську раду, державний архів Донецької області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

9) Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації - джерела комплектування документів Національного архівного фонду. Подає належні відомості про них державному архіву Донецької області. 

10) Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям джерел комплектування Національного архівного фонду, що перебувають у зоні комплектування відділу, з науково-технічного опрацювання документів та використання інформації, яка міститься в цих документах.

11) Передає за угодою до державного архіву Донецької області у визначені ними терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

12) Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

13) Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

14) Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам - довідки інформаційного (соціально-правового) характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації.

15) Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечує доступ до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.

16) Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.


Нормативно-правовая основа деятельности отдела

Нормативно-правовая основа

деятельности архивного отдела

В своей деятельности архивный отдел городского совета руководствуются следующими нормативно-правовыми документами:

1. Конституция Украины

2. Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине»

3. Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях»

4. Закон Украины «О службе в органах местного самоуправления»

5. Закон Украины «О государственной службе»

6. Закон Украины «О предотвращении коррупции»

7. Закон Украины «Об информации»

8. Закон Украины «Об обращениях граждан»

9. Закон Украины «О доступе к публичной информации»

10. «Правила работы архивных учреждений Украины», утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 08.04.2013 №656/5

11. «Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 №1000/5

12. Постановления Кабинета Министров Украины и приказы Министерства юстиции Украины в сфере архивного дела и делопроизводства, Государственной архивной службы Украины, государственного архива Донецкой области

13. Решения городского совета и его исполнительного комитета

14. Распоряжения городского головы

15. Положения об архивном отделе городского совета и экспертной комиссии архивного отдела городского совета

16. Должностные инструкции


Основные направления работы отдела

Согласно ст.38 ч.2 Закона Украины «О местном самоуправлении в Украине» архивный отдел городского совета выполняет делегированные полномочия госархива Донецкой облас-ти в сохранности документов Национального архивного фонда (НАФ) местного значения и в управлении архивным делом и делопроизводством на территории громады.
Основными направлениями в работе архивного отдела городского совета являются:

 -учет и сохранность документов НАФ (документов постоянного срока хранения) – фондов архивного отдела;  контролирует  создание оптимальных условий учета и сохранности архивных  доку-ментов на предприятиях, учреждениях и организаций территориальной громады (комплексные, тематические и контрольные проверки);
-своевременный приём на хранения архивных документов по установленные сроки от предприятий, организаций и учреждения города – источников формирования НАФ;
 -своевременная передача на хранение документов НАФ по установленные сроки в госархив Донецкой области;
 - организаций и проведение экспертной комиссии  (ЭК) городского совета;
 учебно-методическая работа:

- проведение семинаров-учёб с ответственными за работу архивных подразделений учреждений города;
-  разработка инструкций, положений и методических рекомендаций по учету, сохранности и движению архивных документов;
- проведение городских конкурсов-смотров среди архивных подразделений предпри-ятий, организаций и учреждения города – источников формирования НАФ;

-пополнение фондов архивного отдела городского совета архивными документами личных архивов жителей города, архивными документами, которые   представляют истории-ческий, научно и культурно познавательный интерес;

-информационная доступность архивных документов:

- организация выставок архивных документов в методическом кабинете архивного отдела городского совета;
- проведение экскурсий;
-  размещение фотовыставок на сайте городского совета;
- подготовка и публикация статей о работе архивного отдела городского совета, об архивных документах и информациях, хранящихся в архивных документах;

- предоставление информации по запросам юридических и физических лиц.


РЕЖИМ РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА

  1. понедельник-пятница с 8.00 до 17.00
  2. пятница с 8.00 до 16.00
  3. перерыв с 12.00 до 12.48
  4. понедельник – приемный день (работа с гражданами, исполнительными органами, предприятиями, организациями и учреждениями)
  5. вторник, среда, четверг с 13.00 до 17.00 - работа в хранилищах архивов

2 и 4 четверг месяца - санитарно профилактический день. 


Информация

о работе архивного отдела городского совета за 2016 год


Основной задачей работы архивного отдела Мариупольского городского совета является выполнение делегированных полномочий государственного архива Донецкой области по формированию Национального архивного фонда Украины (далее – НАФ) в зоне комплектования архивного отдела Мариупольского городского совета, а именно:

- обеспечение государственного учета и сохранности документов НАФ – документов постоянного срока хранения;

- работа с предприятиями, организациями и учреждениями города всех форм собственности в вопросах сохранности документов постоянного и длительного срока хранения;

- создание научно-справочного аппарата к документам НАФ, экспертиза ценности документов.

Работа архивного отдела ведется согласно плану, утвержденному управляющим делами исполнительного комитета Мариупольского городского совета и согласованному Государственным архивом Донецкой области. Отчет о выполнении плана за 2016 год и пояснительные записки к нему направлены в  Государственный архив Донецкой области согласно графику Госархива.

В отчетном периоде открыто 8 новых фондов.

По состоянию на 01.01.2017 в архивном отделе Мариупольского городского совета на государственном хранении находятся 38 фондов, более 18,5 тысяч единиц хранения.

На 01.01.2017 на территории громады 45 учреждений города являются источниками формирования НАФ.

В отчетном периоде использована информация документов Национального архивного фонда для ее предоставления по запросам юридических и физических лиц.

За 2017 год в архивный отдел горсовета поступил 101 тематический запрос. Все запросы были рассмотрены в сроки, установленные законодательством. Из них по 74 запросам были выданы копии запрашиваемых документов, на остальные – даны разъяснения. Также поступило 135 запросов социально-правового характера, из них на 84 запроса были выданы копии запрашиваемых документов, по 51 запросам даны разъяснения.

На личном приеме поступило 96 обращений по вопросам предоставления земельных участков, предоставления копий актов ввода в эксплуатацию жилых домов, прекращения предпринимательской деятельности, переоформления лицевых счетов и другим вопросам.

За отчетный период для 26 пользователей была организована работа в читальном зале, предоставлено 306 дел.

За 2016 год в архивном отделе Мариупольского городского совета согласно плану были проведены  формы работы в следующих объемах:

- принято на хранение в хранилище архивного отдела 1036 единиц архивных документов постоянного срока хранения от учреждений города всех форм собственности, источников формирования НАФ;

- проведена каталогизация 27 архивных документов и подготовлено 1000 карточек на решения городского совета, исполнительного комитета городского совета и распоряжения исполнительного комитета Мариупольского городского Совета народных депутатов;

- проведено 7 заседаний экспертной комиссии.

За отчетный период согласовано ЭК архивного отдела и ЭПК госархива Донецкой области:

 - 12 описей на управленческую документацию на 734 единицы хранения и 12 описей на 5321 единиц хранения по личному составу предприятий, учреждений и организаций по списку №1. Также было согласовано 1 опись на управленческую документацию ПАО «МК «Азовсталь» в количестве 302 ед.хр., 2 описи по личному составу в количестве 1272 единиц хранения по списку №2 и 17 описей по личному составу в количестве 312 единиц хранения по списку №3;

- 9 актов о выделении к уничтожению документов, не отнесенных к НАФ, на 332 единицы учреждений из списка №1;

- 47 номенклатур  на 12325 статей  (из них 25 номенклатур дел предприятий, учреждений и организаций города, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда, и 22 номенклатуры дел предприятий и учреждений, в деятельности которых не создаются документы НАФ);

- 40 положений об экспертных комиссиях предприятий, организаций и учреждений города (списки №1, №2, №3);

- 41 положение об архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций города (списки №1, №2, №3).

Кроме того, предоставлено на рассмотрение ЭПК госархива Донецкой области:

- 2 акта об изъятии документов из Национального архивного фонда на 95 ед.хр. управления здравоохранения и департамента финансов городского совета;

- 1 опись на управленческую документацию в количестве 257 ед.хр. управления здравоохранения городского совета;

- 1 опись дел по кадровым вопросам (личному составу) на 139 ед.хр. управления здравоохранения городского совета.

По результатам рассмотрения ЭПК государственного архива Донецкой области возвращена на доработку номенклатура дел государственного предприятия «Мариупольский городской торговый порт» на 1050 ст.

Упорядочено на договорных условиях 1656 единиц хранения управленческой документации постоянного срока хранения и по кадровым вопросам (по личному составу).

Продолжается работа по упорядочению документов Талаковского поселкового совета и Приморской районной администрации городского совета.

За отчетный период на выполнение контрольного задания Государственного архива Донецкой области для подготовки информационного сборника «Архивные учреждения Донецкой области в период проведения АТО (2014-2015 гг.)» подготовлена статья, отображающая события которые пережили архивные учреждения и работу архивов в этот период.

За отчетный период согласно плану на 2016 год проведено 3 семинара со специалистами ответственными за работу с архивными документами (архивариусами, заведующими архивами) по вопросу обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, которые находятся на хранении у юридических и физических лиц.

В соответствии с планом работы в 2016 году проведено:

- 4 тематические проверки в Федерации греческих обществ Украины, ЧАО «Газета Приазовский рабочий», ПАО «МК «Азовсталь», ГП «Мариупольский морской торговый порт»;

- 3 комплексные проверки в государственной налоговой инспекции г.Мариуполя, ООО «Торговый флот Донбасса», управлении Госземагентства в г.Мариуполе Донецкой области;

- 1 контрольная проверка в департаменте городского имущества Мариупольского городского совета;

-  1 внеплановая проверка в городском научно-методическом центре.

Предоставлено 353  консультации представителям предприятий, учреждений и организаций города, всех форм собственности, по вопросам ведения архивного дела согласно Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 №1000/5.


Информация

о работе архивного отдела управления по административным вопросам

и обращениям городского совета за 1 полугодие 2016 года

Основной задачей работы архивного отдела Мариупольского городского совета является выполнение делегированных полномочий государственного архива Донецкой области по формированию Национального архивного фонда Украины (далее – НАФ) в зоне комплектования архивного отдела Мариупольского городского совета, а именно:

- обеспечение государственного учета и сохранности документов НАФ – документов постоянного срока хранения;

- работа с предприятиями, организациями и учреждениями города всех форм собственности в вопросах сохранности документов постоянного и длительного срока хранения;

- создание научно-справочного аппарата к документам НАФ, экспертиза ценности документов.

Работа архивного отдела ведется согласно плану, утвержденному управляющим делами исполнительного комитета Мариупольского городского совета и согласованному Государственным архивом Донецкой области. Отчет о  выполнении плана за 1 полугодие текущего года  и пояснительные записки к нему направлены в  Государственный архив Донецкой области согласно графику Госархива.

В отчетном периоде открыто 8 новых фондов.

По состоянию на 01.07.2016 в архивном отделе Мариупольского городского совета на государственном хранении находятся 38 фондов, более 18 тысяч единиц хранения.

На 01.07.2016 на территории громады 45 учреждений города являются источниками формирования НАФ.

В отчетном периоде использована информация документов Национального архивного фонда для ее предоставления по запросам юридических и физических лиц.

За 1 полугодие 2016 года в архивный отдел горсовета поступило 64 тематических запроса. Все запросы были рассмотрены в сроки, установленные законодательством. Из них по 46 запросам были выданы копии запрашиваемых документов, на остальные – даны разъяснения. Также поступило 73 запроса социально-правового характера, из них на 49 запросов были выданы копии запрашиваемых документов, по 24 запросам даны разъяснения.

На личном приеме поступило 41 обращение по вопросам предоставления земельных участков, жилой площади, ввода в эксплуатацию объектов, прекращения предпринимательской деятельности, опекунства,  попечительства, переоформления лицевых счетов и другим вопросам.

За отчетный период для 11 пользователей была организована работа в читальном зале, предоставлено 180 дел.

В 1 полугодии 2016 года в архивном отделе Мариупольского городского совета согласно плану были проведены  формы работы в следующих объемах:

- принято на хранение в хранилище архивного отдела 549 единиц архивных документов постоянного срока хранения от учреждений города всех форм собственности, источников формирования НАФ;

- проведена каталогизация 13 архивных документов и подготовлено 532 карточки на решения городского совета, исполнительного комитета городского совета  и распоряжения исполнительного комитета Мариупольского городского Совета народных депутатов;

- проведено 5 заседаний экспертной комиссии;

За отчетный период согласовано ЭК архивного отдела и ЭПК госархива Донецкой области:

 - 8 описей на управленческую документацию на 343 единицы хранения и 8 описей на 38 единиц хранения по личному составу предприятий, учреждений и организаций по списку №1. Также было согласовано 1 опись по личному составу в количестве 587 единиц хранения по списку №2 и 8 описей по личному составу в количестве 84 единиц хранения по списку №3;

- 47 номенклатур  на 12325 статей  (из них 25 номенклатур дел предприятий, учреждений и организаций города, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда, и 22 номенклатуры дел предприятий и учреждений, в деятельности которых не создаются документы НАФ);

- 40 положений об экспертных комиссиях предприятий, организаций и учреждений города (списки №1, №2, №3);

- 41 положение об архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций города (списки №1, №2, №3).

Упорядочено на договорных условиях 1110 единиц хранения управленческой документации постоянного срока хранения и по кадровым вопросам (по личному составу).

За отчетный период на выполнение контрольного задания Государственного архива Донецкой области для подготовки информационного сборника «Архивные учреждения Донецкой области в период проведения АТО (2014-2015 гг.) подготовлена статья, отображающая события которые пережили архивные учреждения и работу архивов в этот период.

За отчетный период согласно плану на 1 полугодие 2016 года проведено 2 семинара со специалистами ответственными за работу с архивными документами (архивариусами, заведующими архивами) по вопросу обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, которые находятся на хранении у юридических и физических лиц.

В соответствии с планом работы в  1 полугодии 2016 года проведены:

- 4 тематические проверки в Федерации греческих обществ Украины, ЧАО «Газета Приазовский рабочий», ПАО «МК «Азовсталь», ГП «Мариупольский морской торговый порт»;

- 2 комплексные проверки в государственной налоговой инспекции г.Мариуполя и ООО «Торговый флот Донбасса»;

- 1 контрольная проверка в департаменте городского имущества Мариупольского городского совета;

- 1 внеплановая проверка в городском научно-методическом центре.

Предоставлено 226  консультаций представителям предприятий, учреждений и организаций города, всех форм собственности, (в том числе Харцызскому трубному заводу и Енакиевскому металлургическому комбинату) по вопросам ведения архивного дела согласно Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 №1000/5.


Информация

о работе архивного отдела городского совета за 1 квартал 2016 года

Основной задачей работы архивного отдела Мариупольского городского совета является выполнение делегированных полномочий государственного архива Донецкой области по формированию Национального архивного фонда Украины (далее – НАФ) в зоне комплектования архивного отдела Мариупольского городского совета, а именно:

- обеспечение государственного учета и сохранности документов НАФ – документов постоянного срока хранения;

- работа с предприятиями, организациями и учреждениями города всех форм собственности в вопросах сохранности документов постоянного и длительного срока хранения;

- создание научно-справочного аппарата к документам НАФ, экспертиза ценности документов.

Работа архивного отдела ведется согласно плану, утвержденному управляющим делами исполнительного комитета Мариупольского городского совета и согласованному Государственным архивом Донецкой области. Отчет о  выполнении плана за 1 квартал текущего года  и пояснительные записки к нему направлены в  Государственный архив Донецкой области согласно графику Госархива.

В отчетном периоде открыто 3 новых фонда.

По состоянию на 01.04.2016 в архивном отделе Мариупольского городского совета на государственном хранении находятся 33 фонда, более 17850 единиц хранения.

На 01.04.2016 на территории громады 45 учреждений города являются источниками формирования НАФ.

В отчетном периоде использована информация документов Национального архивного фонда для ее предоставления по запросам юридических и физических лиц.

За 1 квартал 2016 года  в архивный отдел горсовета поступило 26 тематических запросов. Все запросы были рассмотрены в сроки, установленные законодательством. Из них по 24 запросам были выданы копии запрашиваемых документов, на остальные – даны разъяснения. Также поступило 28 запросов социально-правового характера, из них на 17 запросов были выданы копии запрашиваемых документов, по 11 запросам даны разъяснения.

На личном приеме поступило 21 обращений по вопросам предоставления земельных участков, жилой площади, ввода в эксплуатацию объектов, прекращения предпринимательской деятельности, опекунства,  попечительства, переоформления лицевых счетов и другим вопросам.

В 1 квартале 2016 году в архивном отделе Мариупольского городского совета согласно плану были проведены  формы работы в следующих объемах:

- принято на хранение в хранилище архивного отдела 344 единиц архивных документов постоянного срока хранения от учреждений города всех форм собственности, источников формирования НАФ;

- проведена каталогизация 11 архивных документов и подготовлено 266 карточек на решения городского совета, исполнительного комитета городского совета  и распоряжения исполнительного комитета Мариупольского городского Совета народных депутатов;

- проведено 4 заседания экспертной комиссии;

За отчетный период согласовано ЭК архивного отдела и ЭПК госархива Донецкой области:

 - 5 описей на 278 единиц хранения по личному составу предприятий, учреждений и организаций по списку №1;

- 33 номенклатуры  на 8465 статьи  (из них 15 номенклатур дел предприятий, учреждений и организаций города, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда, и 18 номенклатур дел предприятий и учреждений, в деятельности которых не создаются документы НАФ);

- 25 положений об экспертных комиссиях предприятий, организаций и учреждений города (списки №1, №2, №3);

-25 положений об архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций города (списки №1, №2, №3).

Упорядочено на договорных условиях 343 дела управленческой документации постоянного срока хранения, 33 документа по кадровым вопросам (по личному составу) и 158 единиц временного хранения.

За отчетный период на выполнение контрольного задания Государственного архива Донецкой области для подготовки информационного сборника «архивные учреждения Донецкой области в период проведения АТО (2014-2015 гг.) подготовлена статья, отображающая события которые пережили архивные учреждения и работу архивов в этот период.

За отчетный период согласно плану на 1 квартал 2016 года проведен 1 семинар со специалистами ответственными за работу с архивными документами (архивариусами, заведующими архивами) по вопросу обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, которые находятся на хранении у юридических и физических лиц.

В соответствии с планом работы в  1 квартале 2016 года проведены:

- 2 тематические проверки в Федерации греческих обществ Украины и в частном акционерном обществе «Газета Приазовский рабочий».

Предоставлено 136  консультаций представителям предприятий, учреждений и организаций города, всех форм собственности, (в том числе Харцызскому трубному заводу и Енакиевскому металлургическому комбинату) по вопросам ведения архивного дела согласно Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 №1000/5.

Информация о работе архивного отдела городского совета за 2015 год


 Основной задачей работы архивного отдела Мариупольского городского совета является выполнение делегированных полномочий государственного архива Донецкой области по формированию Национального архивного фонда Украины (далее – НАФ) в зоне комплектования архивного отдела Мариупольского городского совета:

 - обеспечение государственного учета и сохранности документов НАФ – документов постоянного срока хранения;

 - работа с предприятиями, организациями и учреждениями города всех форм собственности в вопросах сохранности документов постоянного и длительного срока хранения;

 - создание научно-справочного аппарата к документам НАФ, экспертиза ценности документов.

 Работа проводилась по плану, утвержденному управляющим делами исполнительного комитета Мариупольского городского совета и согласованному Государственным архивом Донецкой области. О выполнении плана ежеквартально готовились информации и отчеты в  Государственный архив Донецкой области согласно графику Госархива.

 По состоянию на 01.01.2016 в архивном отделе Мариупольского городского совета на государственном хранении находятся 30 фондов, более 17 тысяч единиц хранения.

 На 01.01.2016 на территории громады 45 учреждений города являются источниками формирования НАФ.

 Проводились мероприятия по информационному обеспечению органов местного самоуправления, социальной защиты населения. А именно, выполнение информационных, тематических и социально-правовых запросов.

За 2015 год поступило 75 тематических запросов. Все запросы были рассмотрены в сроки, установленные законодательством. Из них по 59 запросам были выданы копии запрашиваемых документов, на остальные – даны разъяснения. Также поступило 65 запросов социально-правового характера, из них на 45 запросов были выданы копии запрашиваемых документов, по 20 запросам даны разъяснения.

 На личном приеме поступило 58 обращений по вопросам предоставления земельных участков, жилой площади, ввода в эксплуатацию, прекращения предпринимательской деятельности и другим вопросам.

 В 2015 году в архивном отделе Мариупольского городского совета были проведены такие формы работы:

 - принято на хранение в хранилище архивного отдела 1006 единиц архивных документов постоянного срока хранения от учреждений города всех форм собственности, источников формирования НАФ;

 - проведена каталогизация 25 архивных документов и подготовлено                       1175 карточек по каждому решению;

 - проведено 12 заседаний экспертной комиссии;

- проведена сверка наличия документов фондов на 16506 единиц хранения. Результаты проверки направлены в Государственный архив Донецкой области.

 За отчетный период согласовано:

 - 41 опись на 1519 единиц хранения по личному составу предприятий, учреждений и организаций по списку №3;

 - 50 номенклатур на 14103 статьи (из них 24 номенклатуры дел предприятий, учреждений и организаций города, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда, и 26 номенклатур дел предприятий и учреждений, в деятельности которых не создаются документы НАФ);

 - 3 положения об экспертных комиссиях предприятий, организаций и учреждений города (списки №1 и №3);

 - 11 положений об архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций города.

 Упорядочено на договорных условиях 924 дела управленческой документации постоянного срока хранения, 702 документа по кадровым вопросам (по личному составу) и 456 единиц временного хранения.

Предоставлено 198 консультаций представителям предприятий, учреждений и организаций города всех форм собственности по вопросам ведения архивного дела в соответствии с «Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 №1000/5. Также была организована работа в читальном зале для 7 пользователей, пользователям предоставлено 100 дел.

В течение года подготовлены информации в Государственный архив Донецкой области о чествовании Героев Небесной Сотни, ознаменовании Революции Достоинства и Свободы, праздновании Дня Победы, Дня Независимости Украины, 70-й годовщины завершения Второй мировой войны, Дня защитника Украины.

На базе печатных изданий, которые хранятся в архивном отделе городского совета, была организована экспозиция, которая отображала события, связанные с голодоморами.

 Внепланово студенту Мариупольского государственного университета оказано содействие в подготовке дипломного проекта по теме: «Направление деятельности архивного отдела Мариупольского городского совета. Состояние и перспективы.».

 Также внепланово было проведено 2 семинара-учебы по повышению квалификации работников аппарата городского совета и на муниципальном факультативе Мариупольского городского совета: «Составление номенклатуры дел», «Формирование документов в дела. Подготовка документов для архивного хранения. Составление номенклатуры дел. Изменения в законодательстве». В семинарах приняло участие 148 специалистов.

 В соответствии с планом работы на 2015 год проведены:

- 2 комплексные проверки в управлении городского имущества и департаменте экономики Мариупольского городского совета;

- 2 тематические проверки в Ильичевской районной администрации городского совета и Приазовском государственном техническом университете;

- 2 контрольные проверки в Жовтневой районной администрации городского совета и ГП «Приазовское лесное хозяйство».

Также принято участие в проведении осмотров обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и состояния делопроизводства в рамках «Дня городского совета» в Ильичевской, Жовтневой, Приморской и Орджоникидзевской районных администрациях городского совета.